POLITYKA PRYWATNOŚCI

  1.   INFORMACJE O ADMINISTRATORZE
  1. Administratorem Twoich danych osobowych otrzymanych przy nawiązaniu umowy/przedstawieniu oferty handlowej jest Flexhouse Sp. z o.o. wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000430927   NIP: 5242752901   REGON: 146254492  
  2. Z Administratorem danych można się skontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej, jak i za pomocą maila, w następujący sposób:
  1. Adres: ul. Ostródzka 245b/7b, 3-289 Warszawa
  2. E-mail: flexhouse@flexhouse.pl
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności z treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej jako ‘RODO’), celem zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych, osobie której dane dotyczą poniżej przedstawiamy informacje dotyczące przetwarzanych danych osobowych.
  2. Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
  1. CEL, PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZAIA ORAZ CZAS PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w następujących celach:  

  1. Zawarcia i wykonania łączącej nas umowy, w tym zapewnienia poprawnej jakości usługi, ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń wynikających z zawartej umowy – przez czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu, jak też przez czas przedawnienia roszczeń  – art. 6 ust. 1 b RODO;
  2. Realizacji umowy i usług przez partnerów z nami współpracujących, co jest także naszym uzasadnionym interesem prawnym – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
  3. Utrzymywania dobrych relacji biznesowych i w ramach współpracy zawodowej, co jest naszym uzasadnionym interesem prawnym – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  4. Wykonania ciążących obowiązków prawnych, np.: wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych – przez czas wykonywania obowiązków i czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowywanie dokumentów – art. 6 ust. 1 lit. C RODO;
  5. Naszego prawnie uzasadnionego interesu jakim jest reklamowanie własnych usług, tj. przedstawienie naszej oferty świadczenia usług jeżeli się z nami skontaktujesz – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przez czas trwania biznesowych potrzeb Administratora.

 

Po upływie ww. okresów przechowywania Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane.

  1. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH
  1. W celu realizacji umowy/zamówienia potrzebujemy uzyskać następujące dane osobowe: dane identyfikacyjne,(imię, nazwisko, NIP, serię i nurem dowodu osobistego, dane adresowe (adres e-mail, ulica, miejsce zamieszkania, kod pocztowy). Brak podania tych danych uniemożliwia wykonanie zamówienia.
  2. Administrator może dodatkowo poprosić o podanie danych opcjonalnych (np. numer kontaktowy lub adres e-mail), które to dane nie mają wpływu na zawarcie umowy, jednakże ułatwiają kontakt z Klientem, a tym samym wpływają na sprawną realizację zamówienia.
  3. W przypadku, gdy stroną zawartej z nami umowy jest osoba prawna, wówczas w celu i podczas realizacji tej umowy będziemy przetwarzać dane osobowe przedstawicieli/pracowników i współpracowników tych osób prawnych, które zostały określone jako osoby do kontaktu, w tym: imię, nazwisko, adres mailowy, telefon.
  4. Podczas wykonywania umowy możemy poprosić o podanie innych, dodatkowych danych (dokumentów zawierających dane), w zakresie niezbędnym do wykonania zawartej umowę, które nie były konieczne podczas zawierania umowy, lecz konieczność ich pozyskała powstała na późniejszym etapie realizacji umowy.
  5. Dane przetwarzane są zgodnie z wymaganiami obowiązującego prawa oraz warunkami uzgodnionymi umownie.

 

4.PRZEKAZYWANIE DANYCH INNYM PODMIOTOM (ODBIORCY DANYCH)

Przez odbiorcę danych rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu będziemy ujawniać/możemy ujawniać Twoje dane osobowe.

Będziemy lub w ramach wykonywania umowy możemy Twoje dane przekazywać:

  1. Usługodawcy, którzy współpracują z nami w ramach wykonania usługi/umowy (tj. podwykonawcy, dostawcy),
  2. Podmiotom obsługującym nasze systemy teleinformatyczne i udostępniający nam narzędzia teleinformatyczne;
  3. Podmioty świadczące na naszą rzecz usługi księgowo-podatkowe;
  4. Podmioty świadczące na nasza rzecz usługi doradcze/pomoc prawna, usługi audyty.

 

Administrator wskazuje, że jeżeli wynika to z treści łączącej stron umowy (np. adres dostawy/zamówienia) podczas wykonywanych czynności może przekazywać dane osobowe do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jednakże Administrator zapewnia wówczas zgodność przetwarzania tych danych z prawem, w tym w szczególności stosuje odpowiednie zabezpieczenia, tym samym gwarantuje bezpieczeństwo danych osobowych, osób których dotyczą są zabezpieczone.

 

  1. UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄCE OSOBIE, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ
  1. Administrator danych zapewnia następujące uprawnienia, w wykonaniu których można  złożyć wniosek o:
  1. Sprostowanie (poprawienie) danych, które są nieprawidłowe, w szczególności dlatego, że zostały zebrane z błędami, lub dlatego, że po zebraniu uległy zmianie. Powyższe prawo obejmuje również uzupełnienie brakujących danych;
  2. Usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie lub umieszczonych w naszych serwisach internetowych. Z powyższego prawa możesz skorzystać jedynie wtedy gdy:
  • Twoje dane nie są już niezbędne dla celów, dla których zostały zebrane, w szczególności jeśli upłynął okres przez jaki Administrator planował lub był obowiązany przetwarzać dane osobowe;
  • Cofnąłeś zgodę, na której opierało się prawo do przetwarzania danych osobowych, o ile Administrator nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania;
  • Wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania.

Administrator może odmówić uwzględnienia wniosku o usunięcie danych osobowych, w przypadkach przewidzianych prawem, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wywiązywania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania tych danych na mocy prawa Unii lub prawa krajowego, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

  1. Ograniczenia przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych – stosownie do złożonego wniosku) gdy:
  • Kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
  • Przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia przetwarzania danych (ich wykorzystywania);
  • Administrator nie potrzebuje danych, lecz są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia, obrony roszczeń.
  1. Dostęp do danych (o informację o przetwarzanych przez nas danych oraz o kopię tych danych ) w tym do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Pierwsza kopia jest bezpłatna. Za wszelkie kolejne o które się zwrócisz do Administratora, może on pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikających z kosztów administracyjnych (koszt opłat pocztowych, ksero, itp.);
  2. Przeniesienie danych do innego administratora danych. W związku z tym masz prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoje dane osobowe, oraz masz prawo przesłać te dane innemu administratorowi;
  3. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych gdy odbywa się to na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Administrator nie może już przetwarzać danych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą;
  4. Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie opierało się na wyrażonej przez Ciebie zgodzie). Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
  1. Z praw wskazanych w ust. 1 można skorzystać składając wniosek w siedzibie Administratora lub dzwoniąc pod numer podany w pkt 1 (informacje o Administratorze) . Administrator może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające uwierzytelnić osobę wykonującą przedmiotowe uprawnienia. Aby mieć pewność, że jesteś uprawniony do złożenia wniosku, możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające Ciebie uwierzytelnić.
  2. Jeżeli wykorzystanie przez Administratora otrzymanych danych nie jest konieczne do wykonywania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu Administratora, może prosić o wyrażenie zgody na określony sposób przetwarzania danych . Udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania danych przed cofnięciem tej zgody).
  3. Osoba której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa.